KOMPETENCEFORDELING MELLEM ANDELSHAVERNE, GENERALFORSAMLINGEN, BESTYRELSEN OG ADMINISTRATOR

I anledning af en forestående ordinær generalforsamling i en større andelsboligforening, har nogle medlemmer, som ønsker forslag behandlet, stillet en række spørgsmål, som er velegnede til at belyse kompetencefordelingen og processen med at fremsætte forslag til generalforsamlingen og behandlingen af forslag.

Andelshaverne skriver således:

Jeg bor i en andelsboligforening på Nørrebro og sammen med tre andre andelshavere har vi sendt fem forslag ind til årets ordinære generalforsamling. 

Vedtægterne siger, at forslag skal sendes ind senest 1. februar. Det gjorde vi og vi fik kvittering fra formanden, der skrev, at han havde modtaget forslagene og at de ville blive behandlet på den ordinære generalforsamling. 

Efterfølgende har vi fået en mail fra foreningens administrator, der dels piller voldsomt i forslagene og kommer med en masse kommentarer og det afføder følgende spørgsmål: 

Spørgsmål 1:

I et af forslagene har vi foreslået at bevare paragraf 14 i vores vedtægter - der omhandler, hvordan man kan komme ind i foreningen og købe en andel. Vi har foreslået dette, da vi ud af bestyrelsesreferaterne på nettet kan læse, at bestyrelsen agter at fremsætte et ændringsforslag til den paragraf og indføre venteliste baseret på sælgers anciennitet. 

Administratoren siger, at vores forslag ikke vil blive behandlet, da det omhandler det at bevare noget. 

Vi er klar over, at det ikke er normalt at fremsætte et forslag om at bevare noget, men da vi oplever en stigende topstyring fra bestyrelsens side og mangel på lyst og vilje til at sende information ud i god tid etc. og da vi oplever, at forslaget understøtter bestyrelsens interesser, så har vi fundet det nødvendigt at stille det forslag for at få debatteret spørgsmålet. 

Så: vi synes jo ikke administratoren er i sin gode ret til at afslå at sætte punktet på dagsordenen - når nu det er indsendt i tide og når nu formanden har bekræftet skriftligt at det behandles. Administratoren har vel ikke bemyndigelse til at sige noget andet end formanden? 

Svar:

Når forslag er indleveret rettidigt, har forslagsstilleren krav på, at forslaget bliver behandlet på generalforsamlingen. Det er helt sædvanligt, at administrator yder praktisk juridisk bistand til forslagsstillerne. Forslaget må selvfølgelig ikke ændres uden forslagsstillernes accept. Det er ofte således, at administrators praktiske erfaring kan bidrage til, at forslaget bliver ”bedre” – måske allerede fordi det er nemmere at forstå, når forslaget har været igennem administrators sproglige og juridiske tilretning.

Konkret er jeg enig med administrator i, at det ikke er muligt at behandle et forslag om at fastholde en vedtægtsbestemmelse.

Når bestyrelsen fremsætter forslag om vedtægtsændring på samme punkt, vil drøftelsen jo automatisk angå spørgsmålet om, hvorvidt den eksisterende vedtægtsbestemmelse er at foretrække.

Man skal vælge sine kampe med omhu. På dette punkt ville jeg foreslå blot at acceptere administrators venlige vejledning.

Spørgsmål 2:

Det andet forslag omhandler korttidsfremleje. Vi har de sidste to år haft en prøveordning der har løbet et år ad gangen: Mulighed for korttidsfremleje, f.eks via Airbnb i op til seks uger årligt. 

Nu barsler bestyrelsen med et vedtægtsændringsforslag, så det kan blive permanent at korttidsfremleje, men kun tre uger om året. 

Det, synes vi, er for stramt og har stillet forslag op at forlænge prøveordningen i et år mere med korttidsfremleje i op til seks uger.

Spørgsmål: administrator siger, at vores forslag i udgangspunktet ikke vil blive behandlet, da bestyrelsen på administrators anbefaling fremsætter et mere vidtrækkende forslag om vedtægtsændring.

Men igen: formanden har bekræftet, at vores forslag bliver behandlet og administrator kan vel ikke sige, at vores forslag ikke behandles?

Svar:

På dette punkt er jeg helt uenig med administrator. Der er ikke tale om et ”mere vidtgående forslag”. Der er tale om alternative forslag, som efter deres indhold udelukker hinanden. Begge forslag skal behandles under samme punkt på dagsordenen.

Hvis ikke der fremkommer andre forslag vedrørende Airbnb, vil afstemningen helt simpelt kunne tilrettelægges således, at man enten stemmer for det ene eller andet forslag – eller muligvis blankt. Det forslag, som opnår flest stemmer, er gennemført.

Spørgsmål 3:

Det tredie forslag omhandler ønsket om at overgå til valuarvurdering. 

Her har vi, som en del af forslaget skrevet, at der skal laves en valuarvurdering hurtigst muligt og at der senest 15. juni i år skal være afholdt en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslag til ny andelskrone på baggrund af valuarvurdering skal til afstemning. Hvis det vedtages, så gælder ny andelskrone straks derefter. 

Her siger administrator, at vi skal ændre forslaget - fordi ekstraordinær generalforsamling skal være koordineret med administrator og andelskrone forslag med revisor - sidstnævnte omkring om det kan være tillæg til regnskabet efter ny vurdering

Vi tænker, at hvis generalforsamlingen vedtager ovenstående, så må administrator og revisor vel blot tilpasse sig processen og en del af det at lave selve forslaget til ny andelskrone indebærer vel også, at revisor finder den rigtige måde at gøre det på? Vores forslag handler sådan set kun om at få lavet en valuarvurdering og efterfølgende få udarbejdet et forslag til ny andelskrone. Resten følger vel blot implicit.

Svar:

Nu har jeg jo ikke set det konkrete forslags ordlyd. Hvis valuarvurderingen bliver lavere end den vurdering, som foreningen anvender p.t., skal forslaget så indebære, at andelsværdien skal nedsættes?

Normalt vil det således være hensigtsmæssigt at opdele processen, når der skiftes vurderingsprincip.

I en stor forening, hvor der løbende må være overdragelser af lejligheder, er der et betydeligt hensyn at tage til både sælger og køber, således at der ikke skabes unødig utryghed om prisfastsættelsen.

Jeg er enig i, at administrator og revisor er forpligtet til at sikre et godt og forsvarligt forløb. Det er dog helt sædvanligt, at forløbet tilrettelægges efter drøftelse mellem bestyrelse og administrator.

Spørgsmål 4:

Det fjerde forslag omhandler indførelsen af tidsbegrænsede perioder for, hvor længe man kan sidde i bestyrelsen. Der findes ingen tidsbegrænsning pr. i dag

Vi har foreslået, at man max kan sidde fire perioder á to år - herefter kan man efter to års "karens" atter vælges til 2 perioder på to år - og herefter ikke længere genvælges

Her siger administrator, at vi skal lave forslaget om, fordi det ikke er muligt at administrere genvalget efter to års karens - for så skal man kigge ti år tilbage i referater, siger hun. 

Det mener vi, er sagen uvedkommende. 

Hun foreslår, at vi laver forslaget om. 

Spørgsmål: er det en god ide at lave forslaget om, så man kun kan sidde fire perioder à to år uden mulighed for genvalg efter to års karens? Eller kan vi, hvis vi mener det, bare holde fast i vores forslag og igen henvise til, at formanden har bekræftet, at det behandles?

Svar:

Administrators indsigelse er af materiel praktisk karakter. Hvis I ikke føler jer overbevist af administrators argumentation, vil jeg blot fastholde forslaget, således som I har stillet det.

Spørgsmål 5:

Dato for ordinær generalforsamling. 

Vi kan ud af bestyrelsesreferater læse, at bestyrelsen har fastsat dato for ordinær generalforsamling til mandag 10. april - det er hverdagsmandagen efter palmesøndag og således påskeferie for mange børnefamilier, hvorfor mange formentlig er bortrejst uden mulighed for at deltage i generalforsamlingen. 

Uanset om datovalget er tilsigtet eller ej, så mener vi, at det er en uhensigtsmæssig dato for afholdelse af generalforsamlingen, da vi mener, at bestyrelsen må lægge til rette for, at så mange som muligt har mulighed for at deltage for at sikre demokratiet bedst muligt og sikre det størst mulige fremmøde. 

Vi har skrevet til bestyrelsen og anmodet om, at de flytter generalforsamlingen til efter påske, mellem 18.-28. april - vi har ikke fået svar fra bestyrelsen, men fra administrator, der i generelle vendinger siger, at datoen fastlægges af bestyrelsen, der koordinerer med administrator. 

Vi har nu spurgt direkte, om hun kan bekræfte, at datoen er sat til 10. april -  og igen opfordret til at datoen sættes senere, til ml. 18. og 28. april. 

Spørgsmål: Hvis nu hun vender tilbage og siger, at de holder fast i 10. april - så kunne vi måske godt tænke os at indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvor punktet dato for ordinær generalforsamling er på dagsordenen og stille forslag om en konkret dato i april mellem den 18.28. april. 

Det regner jeg med, vi kan få generalforsamlingen til at beslutte? Vi skal bare have 50 underskrifter fra andelshavere blandt foreningens ca. 360 andelshavere ifølge vedtægterne. Dette behøver vel ikke blive koordineret med administrator?

Svar:

Normalt vil vedtægten indeholde en bestemmelse om, at ordinær generalforsamling skal afholdes inden den xx.xx. efter regnskabsårets afslutning.

Hvis datoen overholder vedtægten, er det bestyrelsen/administrators prærogativ at fastlægge datoen for afholdelse af generalforsamling.

Jeg kender ikke foreningens regler for at afgive stemme ved fuldmagt. Normalt kan ”uheldige datoer” imødekommes ved fuldmagter til de andelshavere, der har mulighed for at møde.

Spørgsmål 6:

Administrator har foreslået os nogle ændringer i vores forslag. 

Vi har spurgt, om det så forholder sig således, at eventuelle ændrede forslag fra vores side så stadig vil blive anset som rettidigt indsendt. 

Hun siger, at forslag godt kan justeres, så længe det ikke ændrer selve forslaget. Hun vil så vil vurdere, om tilrettede forslag stadig kan sættes på dagsordenen eller om de er at regne som nye forslag, hvorfor forslagene så falder. 

Vi kan frygte, at administrator forsøger at lokke os i en juridisk fælde - at vi indsender tilrettede forslag, som hun så efterfølgende erklærer for så ændrede, at de falder for fristen og så ikke sættes på dagsordenen. 

Hvordan går vi bedst frem her: Kan vi sige til hende, at vi indsender evt. reviderede forslag, men at hvis de revidere forslag anses for nye forslag - ja så kræver vi, de fem oprindelige forslag behandlet under henvisning til, at de er indsendt rettidigt og under henvisning til, at formanden har bekræftet skriftligt, at de behandles på den ordinære generalforsamling?

Svar:

Det er klart, at forslagene er indkommet rettidigt. Fristen er netop fastsat for, at det giver bestyrelsen og administrator tid til at vurdere de indkomne forslag og dermed også foreslå ændringer i dialog med forslagsstillerne.

Demokratisk/beslutningsmæssigt er det afgørende udsendelsen af forslagene til medlemmerne, som dermed har lejlighed til at gøre sig bekendt med, hvad der kommer til behandling på generalforsamlingen. Selv efter udsendelse af forslag, kan der foretages tilretninger/klarificeringer og eventuelt ændringer, så længe det ligger indenfor forslagets ramme og ikke medfører en mere vidtgående beslutning.

Spørgsmål 7:

Som du sikkert kan læse ud af ovenstående, har vi i de sidste år oplevet en stigende topstyring fra bestyrelsens side og en stigende centralisering af kommunikationen fra administrators side. Ligesom vi har oplevet, at særligt bestyrelsesformanden, der har boet i foreningen i over 25 år og været formand i de omkring 20, begynder at føle sig "truet" af generationsskiftet i foreningen, hvor mange yngre mennesker, studerende og børnefamilier er flyttet ind. Han forsøger at "klamre" sig til indflydelse i foreningen gennem at indføre venteliste baseret på sælgers anciennitet og begrænse Airbnb til tre og ikke seks uger om året. 

Vi oplever, at administrator tillægger sig selv langt flere beføjelser end hvad, der er rimeligt/juridisk lovligt i forhold til foreningen og at der er en alt for tæt alliance mellem bestyrelsesformanden og administrator og spørgsmålet her er af mere generel karakter: 

Kan administrator nægte at sætte forslag på dagsordenen, som er indsendt af andelshavere i tide, særligt når nu formanden oven i købet skriftligt har bekræftet, at forslagene er modtaget og vil blive behandlet? 

Er det noget administrator kan beslutte på egne vegne, når det gælder disse sager vedrørende forslag til generalforsamlingen? Vi oplever en stærkt grænseoverskridende adfærd, der også grænser til det manipulerende og vi oplever, at administrator i sine svar til os lader skinne igennem, at hun repræsenterer bestyrelsens interesser. Vi mener jo ikke, at en administrator på den måde skal vælge side og agere politisk, men at administrator har en faciliterende rolle, hvor fokus er på at lægge til rette for den bedst mulige og bredest mulige demokratiske proces i foreningen?

Svar:

Af hensyn til andelsboligforeningens drift er det vigtigt, at der er et godt og fortroligt samarbejde mellem bestyrelsen og administrator.

Det kan af ”oppositionen” opleves grænseoverskridende. Det bør det selvfølgelig ikke være.

Man skal være opmærksom på, at et flertal har valgt den bestyrelse, som sidder og derfor er det ikke odiøst, når administrator i praksis bistår bestyrelsen med at gennemføre den linie, som bestyrelsen lægger.

Hverken bestyrelsen og/eller administrator må handle imod vedtægterne og/eller udenfor det mandat, som bestyrelsen har fra generalforsamlingen. Administrator vil ofte vejlede bestyrelsen, om en given beslutning kræver mandat fra generalforsamlingen og/eller om den ligger indenfor det råderum, som budget, vedtægter m.v. giver bestyrelsen.

 

København, den 13. februar 2017

 

Allan Thomsen

Tilbage